Việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy đã và đang mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho các doanh nghiệp như: rút ngắn thời gian xuất hóa đơn, xử lý hóa đơn như điều chỉnh hóa đơn điện tử cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Cùng tìm hiểu chi tiết những ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy trong bài viết dưới đây.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình lập xuất hóa đơn. Các doanh nghiệp, đơn vị trung gian đã đăng ký các thông tin với cơ quan thuế từ trước do vậy nên quá trình xuất hóa đơn sẽ trở nên nhanh chóng. Còn đối với hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần phải làm đơn đề nghị xin phép đặt in hóa đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để có thể làm hợp đồng thuế in, hồ sơ đặt in và xuất hóa đơn, đưa liên 2 cho người mua.
Nếu tính bảo mật của hóa đơn giấy rất dễ bị làm giả, gian lận, thì với hóa đơn điện tử, tính bảo mật luôn được đảm bảo ở mức cao, giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý, tránh được tình trạng làm giả hóa đơn, trốn thuế.
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều, thay vì phải tốn một số tiền lớn để thuê mặt bằng lưu trữ, khó khăn trong việc tìm kiếm hóa đơn, dễ cháy, hư hỏng, thì việc lưu trữ hóa đơn điện tử được lưu trữ hoàn toàn trên không gian mạng, dễ dàng tìm kiếm, truy xuất hóa đơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí tương đối lớn.
Trong quá trình sử dụng hóa đơn, chắc chắn sẽ không tránh khỏi tình trạng viết sai thông tin trên hóa đơn. ĐỐi với hóa đơn giấy, nếu có phát hiện sai sót, mọi công việc đều phải sửa chữa theo cách thủ công, gây tốn kém, mất nhiều thời gian, ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của doanh nghiệp. Còn đối với hóa đơn điện tử, việc điều chỉnh hóa đơn trở nên đơn giản, thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều nhờ có Internet.
Nếu như sử dụng hóa đơn giấy, mỗi tháng, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, việc thống kê số lượng hóa đơn giấy đã dùng gây tốn rất nhiều thời gian và công sức. Với hóa đơn điện tử, nếu doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì sẽ không phải tiến hành làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, còn nếu dùng hóa đơn điện tử không có mã, việc triển khai làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ diễn ra đơn giản, dễ dàng và thuận lợi hơn với sự trợ giúp của máy tính.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử cũng sẽ loại bỏ được vấn nạn sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn khống, giúp cơ quan thuế có thể dễ dàng quản lý hóa đơn.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.
DN PHẢI NỘP THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG VÃNG LAI TRONG TRƯỜNG HỢP NÀO?
XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH VỀ TỰ IN VÀ ĐẶT IN HÓA ĐƠN
So với việc trước đây để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng, nhất là khách hàng ở xa, các doanh nghiệp thường phải sử dụng tới đội ngũ hỗ trợ, đội ngũ chuyển phát nhanh để vận chuyển tới người mua. Do đó chi phí vận chuyển, gửi hóa đơn sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản không nhỏ do sử dụng đơn vị vận chuyển thứ 3.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được những lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử mang lại.
