Hiện nay đa số tất cả các doanh nghiệp khi ký hợp đồng với người lao động đều phải thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động. Đây là một trong những thủ tục bắt buộc DN sử dụng lao động phải thực hiện để bảo đảm quyền lợi cho người lao động. Thế nhưng còn khá nhiều doanh nghiệp mới thành lập vẫn chưa biết thủ tục đóng bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động cũng như chưa biết cách sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội. Bài viết dưới đây sẽ giúp các DN phần nào nắm được các vấn đề cơ bản về thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu.
1. Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký bảo hiểm xã hội
Đối với người lao động: Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS; với người hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn: Giấy tờ chứng minh (bản chính hoặc bản sao có chứng thực, ví dụ một số giấy tờ như: Giấy xác nhận tàn tật, giấy xác nhận tham gia kháng chiến và là cựu chiến binh, Giấy xác nhận hộ nghèo…)
Đối với người sử dụng lao động (Doanh Nghiệp): Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS; Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo mẫu D02-TS; Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn (theo Mục II Phụ Lục 03)
2. Trình tự đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho người sử dụng lao động, hoặc người sử dụng lao động yêu cầu người lao động cung cấp các giấy tờ, hồ sơ theo yêu cầu đã nêu ở trên.
Bước 2: Người sử dụng lao động hướng dẫn người lao động kê khai thông tin vào các mẫu tờ khai rồi kiểm tra đối chiếu và ký vào tờ khai của người lao động. Chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ giấy tờ cần thiết.
Bước 3: Người sử dụng lao động tiếp hành nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu lên cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở.
3. Cách thức đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Việc nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu được thực hiện thông qua hai hình thức: Một là người lao động trực tiếp lên nộp hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại bộ phận một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội. Hai là tiến hành nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm thông qua đường bưu điện.
Lưu ý: Hiện nay tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh đã gần như yêu cầu tuyệt đối các doanh nghiệp thực hiện việc kê khai đóng bảo bảo hiểm xã hội thông qua phần mềm điện tự kê khai bảo hiểm xã hội, do vậy những đơn vị này cần chú ý:
Bước 1: Tìm đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm kê khai điện tử. Sau khi ký phần mềm kê khai điện tử thì phía cung cấp dịch vụ sẽ hướng dẫn đơn vị người sử dụng lao động đăng ký mã đơn vị.
Bước 2: Sau khi có mã đơn vị người kê khai tiến hành kê khai theo sự hướng dẫn của phía cung cấp dịch vụ phần mềm.
Bước 3: Nộp tờ khai và đợi kết quả
Trường hợp thực hiện qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tiếp thì doanh nghiệp nộp cho cơ quan BHXH quận/huyện nơi có trụ sở. Chi nhánh của doanh nghiệp thì đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.
SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ RÚT NGẮN 99% THỜI GIAN THANH TOÁN, QUẢN LÝ HÓA ĐƠN
BẢNG KÊ KÈM THEO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ ĐƯỢC XEM LÀ HỢP PHÁP KHÔNG?
4. Nhận kết quả giải quyết
Doanh nghiệp nhận Sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế sau 05 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo các hình thức đã đăng ký.
Có thể thấy, thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu khá đơn giản so với các thủ tục hành chính hiện nay. Chính vì vậy, các doanh nghiệp nên tuân thủ nghiêm việc tham gia BHXH cho người lao động nếu không muốn bị phạt theo quy định của pháp luật bảo hiểm.
