Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Dù là hình thức hóa đơn nào thì hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy cũng đóng vai trò quan trọng vừa là chứng từ thương mại có thể kiêm là chứng từ kế toán hoặc chứng từ thuế. Vậy nếu trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử khi không đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định thì có bị xử phạt hay không?

Theo quy định việc khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể, người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

 -Thứ nhất: Phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Thứ hai: Phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

– Thứ ba: Phải có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

– Thứ tư: Cần phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

– Thứ năm: Cần phải có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

– Thứ sáu: Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu. 

DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý KHI CHUYỂN ĐỔI SANG SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ 

NHỮNG ƯU ĐIỂM KHI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SO VỚI HÓA ĐƠN GIẤY

Nếu trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử khi không đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định thì sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 6 Thông tư 10/2014. Theo đó, mức xử phạt hành chính sẽ từ 4 đến 8 triệu đồng.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử sớm là vô cùng cần thiết, tuy nhiên, các doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật để có thể triển khai thực hiện được tốt nhất. Các điều kiện để có thể khởi tạo hóa đơn điện tử như trên về cơ bản thì hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đáp ứng được, chính vì vậy, cũng không hề gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo công văn mới nhất của Cục Thuế, các doanh nghiệp sẽ sớm triển khai sử dụng hóa đơn điện tử và việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử sẽ thực hiện theo quy định tại Thông tư 32/2011, Thông tư 39/2014 và sử dụng theo Thông tư 68/2019 và Nghị định 119/2018 khi Tổng cục Thuế có công văn yêu cầu. Với những chia sẻ này, hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được các điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử và mức phạt hành chính đối với hành vi khởi tạo hóa đơn điện tử khi chưa đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định.