Trước phương thức hóa đơn truyền thống đang dần bộc lộ nhiều điểm yếu thì việc doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành xu thế tất yếu với phương thức quản lý hiện đại, tiết kiệm và góp phần thúc đẩy tính cạnh tranh trong kinh doanh, đồng thời giúp cơ quan quản lý chống các hành vi gian lận, mua bán hóa đơn. Tuy nhiên, để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn nên có sự tìm hiểu và cân nhắc về nhiều mặt như hóa đơn điện tử mẫu, hồ sơ cần để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết này sẽ nêu ra một vài điểm cần lưu ý dành cho DN khi sử dụng hóa đơn điện tử.
1. Nắm rõ các quy định về hóa đơn điện tử
Việc tìm hiểu kỹ các quy định, nắm rõ luật lệ và áp dụng chính xác, doanh nghiệp sẽ tránh được nhiều rủi ro và tiết kiệm chi phí.
Những văn bản pháp lý vẫn còn hiệu lực nhằm điều chỉnh các hoạt động có liên quan đến hóa đơn điện tử gồm có:
– Thông tư số 32/2011/TT-BTC được ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
– Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Thông tư số 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30 tháng 9 năm 2019 hướng dẫn thực hiện một số điều của nghị định số 119/2019/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Những nội dung được quy định trong các văn bản trên đều rất quan trọng và có nhiều tác động đến công tác quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ tại doanh nghiệp, do đó kế toán nên tìm hiểu và trau dồi để áp dụng với doanh nghiệp của mình.
2. Cân nhắc để lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp
Để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, ưu tiên lớn nhất là kế toán nên thẩm định kĩ phần mềm sẽ triển khai tại doanh nghiệp của mình xem có phù hợp hay không. Cần lưu ý rằng phần mềm hóa đơn điện tử phải đáp ứng được những tính năng cơ bản gồm có:
– Tạo, lập hóa đơn; Phát hành hóa đơn; Điều chỉnh hóa đơn; Thay thế, xóa bỏ hóa đơn
– Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
– Lập và xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan cần thiết
– Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
– Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
– Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ
Những tính năng trên phải đảm bảo rằng kế toán viên có thể thực hiện các nghiệp vụ của mình một cách dễ dàng trên phần mềm.
NHỮNG ƯU ĐIỂM KHI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SO VỚI HÓA ĐƠN GIẤY
DN PHẢI NỘP THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG VÃNG LAI TRONG TRƯỜNG HỢP NÀO?
3. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng từ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Năng lực xử lý vấn đề nhanh chóng để hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp không bị đình trệ quá lâu nếu xảy ra sự cố chính là một trong những yếu tố để tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Để làm được điều đó, đội ngũ hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp phải có chuyên môn cao, và rất am hiểu các hệ thống công nghệ của khách hàng.
Không chỉ có vậy, thái độ và tốc độ hỗ trợ khách hàng từ nhà cung cấp dịch vụ cũng là yếu tố mà doanh nghiệp nên đưa ra đánh giá khi lựa chọn, tránh trường hợp khi cần liên hệ để hỗ trợ thì phải mất thời gian tìm kiếm, liên lạc qua nhiều nhân viên, nhiều kênh thông tin khác nhau dẫn đến công việc bị tạm ngừng, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
