Hóa đơn là một loại chứng từ quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những vấn đề xoay quanh hóa đơn luôn là một chủ đề rộng khiến nhiều kế toán hoang mang khi xử lý ví dụ như hóa đơn gồm những loại nào, hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ không, hóa đơn xảy ra sai sót xử lý thế nào,…. Trong một số trường hợp, kế toán phát hiện hóa đơn có sai sót thì việc hủy hóa đơn đã xuất cần chuẩn bị thủ tục gì, chúng ta hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.
Không phải khi nào kế toán muốn hủy hóa đơn cũng có thể hủy được. Nếu hóa đơn nằm ở trong những trường hợp được phép hủy thì kế toán mới được hủy theo quy định. Những trường hợp kế toán cần phải làm thủ tục hủy hóa đơn bao gồm:
– Những hóa đơn bị in sai thông tin, in trùng với hóa đơn trước đó, in thừa. Tất cả những trường hợp hóa đơn này đều cần phải được làm thủ tục hủy hóa đơn trước khi doanh nghiệp tiến hành thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn mới.
– Một số doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân chưa sử dụng hết số hóa đơn cũ đã phát hành nhưng có nhu cầu phát hành những dải hóa đơn mới thì kế toán cần phải hủy số hóa đơn cũ đó đi.
– Những loại hóa đơn trước đó đã được các doanh nghiệp lập tuy nhiên bị quá thời hạn sử dụng mà vẫn chưa dùng hết thì những hóa đơn đó cũng cần phải hủy dựa trên Luật kế toán hiện hành.
– Trong một số trường hợp đặc biệt, hóa đơn tuy chưa được lập nhưng lại là vật chứng vô cùng quan trọng liên quan đến các vụ án mang tính hình sự thì hóa đơn đó cần được xử lý theo quy định của pháp luật.
– Hóa đơn đối với những trường hợp đổi tên hoặc đổi địa chỉ của công: Trong trường hợp doanh nghiệp chưa sử dụng hết hóa đơn, nếu không còn ý sử dụng lại hóa đơn, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục hủy hóa đơn và thông báo lại kết quả hủy hóa đơn cho bên cơ quan Thuế. Sau đó tiến đăng ký hóa đơn mới với cơ quan Thuế và tiến hành thông báo phát hành hóa đơn mới cho công ty.
Khi bạn muốn tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện theo những hướng dẫn dưới đây:
– Lập biên bản kiểm kê toàn bộ các hóa đơn cần phải hủy;
– Tiến hành thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Đối với những hộ kinh doanh gia đình, cá nhân sẽ không cần phải lập Hội đồng hủy hóa đơn. Điều kiện này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp.
Tất cả những thành viên ở trong Hội đồng hủy hóa đơn đều phải ký vào trong biên bản hủy hóa đơn. Tất cả những cá nhân này đều phải có trách nhiệm với hóa đơn nếu việc hủy hóa đơn có xảy ra sai sót.
Hồ sơ hủy hóa đơn cần chuẩn bị:
– Quyết định về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn;
– Bảng kiểm kê toàn bộ những hóa đơn cần hủy. Bao gồm: Tên của hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy, ký hiệu của từng loại hóa đơn cần hủy.
– Biên bản hủy hóa đơn
– Thông báo về kết quả của việc hủy hóa đơn. Nội dung trong thông báo bao gồm: số lượng hóa đơn hủy, thời gian hủy, lý do hủy và phương pháp hủy…
SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHI KHÔNG ĐỦ CÁC ĐIỀU KIỆN CÓ BỊ XỬ PHẠT KHÔNG?
LÀM THẾ NÀO ĐỂ CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG THUẾ ĐIỆN TỬ ETAX TRÊN CHROME
Khi doanh nghiệp đã hoàn thành xong việc hủy hóa đơn, kế toán cần phải thực hiện gửi thông báo kết quả của việc hủy hóa đơn trong doanh nghiệp. Có hai hình thức để bạn có thể hủy hóa đơn cho doanh nghiệp gồm:
– Nộp thông báo hủy hóa đơn trực tiếp tại cơ quan Thuế;
– Nộp qua mạng bằng phần mềm HTKK.
Lưu ý trong một số trường hợp viết hóa đơn sai
– Nếu kế toán viết sai hóa đơn nhưng hóa đơn chưa kê khai thuế thì bạn chỉ việc lập biên bản thu hồi lại những hóa đơn đã viết sai trước đó mà không cần phải làm thủ tục để hủy hóa đơn.
– Đối với trường hợp kế toán viết sai hóa đơn và đã kê khai hóa đơn thì cần tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai đồng thời xuất hóa đơn điều chỉnh.
